طبقه بندی قراردادها توسط کمد بایگانی

خرید کمد بایگانی و کمد اداری یکی از اقلام واجب یک ارگان یا مجموعه است که باید در لیست خرید لوازم اولیه باشد ؛آیا تا به حال شده به شدت به دنبال یک قرارداد از طریق صدها پوشه باشید و هنوز نتوانسته باشید آن را پیدا کنید؟ بسیاری از افراد فکر می کنند طبقه بندی قراردادها توسط کمد بایگانی اهمیت زیادی ندارند.

  وقتی مطمئن باشید، سند در جایی وجود دارد اما نمی توانید آن را پیدا کنید، وضعیت حتی آزاردهنده است. ساعات کاری گرانبها و انرژی گرانبهاتر بوده و شما هر بار که می‌خواهید یک سیستم بایگانی سازمان ‌یافته را غربال کنید، این منابع را از دست می دهید.

هنگامی که به کار با صدها فایل و سند شروع می کنید، باید راهی برای ذخیره آنها بیابید، به طوری که هر سند به راحتی قابل دسترس باشد. هر شرکتی، چه بزرگ و چه کوچک، به یک سیستم بایگانی نیاز دارد که به درستی سازماندهی شده، قابل جستجو و قابل درک باشد.

 بنابراین اینکه دقیقاً چه نوع سیستم بایگانی مناسبی را انتخاب می کنید و چگونه می توانید با این انتخاب برای کسب و کار مفید باشید بسیار حائز اهمیت است. در طول این مقاله به تفصیل و بررسی طبقه بندی قراردادها توسط کمد بایگانی خواهیم پرداخت.

کمد بایگانی چیست؟

می توان گفت کمدبایگانی در ساده ترین حالت، محفظه ای برای کشوهایی بوده که اقلام در آن ذخیره می شوند. دو شکل رایج از کمدهای بایگانی فایل های عمودی و فایل های جانبی هستند. یک کمد فایل عمودی دارای کشوهایی می باشد که از سمت کوتاه دیگر کمد (معمولاً 15 اینچ یا 380 میلی متر) امتداد دارند.

یک کمد فایل جانبی دارای کشوهایی بوده که از ضلع بلند کمد امتداد دارند.فایل های که نیز وجود دارد، در قفسه ها قرار می گیرند. در ایالات متحده، کمدهای بایگانی معمولاً به گونه ‌ای ساخته می‌ شوند که کاغذ با ابعاد 8.5 × 11 را در خود جای دهد و در کشورهای دیگر، طبقه بندی قراردادها توسط کمد بایگانی کاغذ را در اندازه‌ های دیگر مانند کاغذ A4 طراحی می ‌شوند.

اگر برای اداره یا مجموعه قصد خرید کمد لباسی فلزی دارید؛ کلیک کنید.

اهمیت طبقه بندی قراردادها توسط کمد بایگانی

یک سیستم بایگانی سازماندهی شده و قابل اعتماد باید بهره وری سازمان را افزایش دهد. داشتن سیستم بایگانی مزایای متعددی دارد، از جمله:

• همیشه اسناد سازماندهی شده اند. داشتن یک سیستم بایگانی شما را قادر می سازد تا تمام اطلاعات را به خوبی سازماندهی و منظم نگه دارید. این به کارایی کلی شرکت کمک زیادی می کند.
• باعث افزایش شفافیت در سازمان می شود. از آنجایی که همه اطلاعات به راحتی قابل دسترس است، فرآیندهای کلی سازمان بسیار شفاف تر می شود. دیگر حدس و گمان وجود نخواهد داشت و همه می توانند بر اساس داده های واقعی تصمیمات تجاری مهمی بگیرند.
• دسترسی همگانی به اسناد عمومی میسر است. مردم می توانند در زمان نیاز به تمام اطلاعات دسترسی داشته باشند. طبقه بندی قراردادها توسط کمد بایگانی زمان جستجو را کاهش می دهد و به افراد امکان می دهد آن زمان را برای کارهای ارزشمندتر صرف کنند.
• تسریع در ارجاعات آینده را ممکن می کند. برای تیم ها در یک سازمان، ممکن است یک فایل توسط تعدادی از اعضای تیم در زمان ‌های مختلف مورد استفاده و اصلاح قرار گیرد. بنابراین اگر بتوان تغییرات را به خوبی ردیابی و حفظ کرد، راحت تر می توان در آینده به این تغییرات و اسناد رجوع کرد.

مزایای کمد بایگانی

• طبقه بندی قراردادها توسط کمد بایگانی در دفاتر مدرن از اهمیت زیادی برخوردار هستند زیرا دفاتر، روزانه باید با حجم زیادی از پرونده ها و پرونده ها سر و کار داشته باشند.
• کمدهای بایگانی قابل اعتمادترین راه برای نگهداری اسناد مهم کاغذی هستند.
• کمدها با ارائه فایل ها و کاغذهای ذخیره شده در محل تعیین شده در زمان و انرژی صرفه جویی می کند.
• کمد فایل ابزاری مفید برای هر دفتری هست زیرا میز و مکان های دیگر شما را به هم ریخته هست.
• کمدهای بایگانی احتمال از دست دادن اطلاعات و اوراق شرکت را کاهش می دهد.

سرعت بخشیدن در طبقه بندی قراردادها توسط کمد بایگانی

طبقه بندی فایل فرآیند سازماندهی اسناد و سوابق در یک سیستم سازمان یافته بوده به طوری که یافتن آنها بسیار آسان است. این امر به ویژه در صورتی مفید است که سازمان چندین بخش داشته باشد و کارکنان زیادی دارد که هر کدام به شکلی متفاوت و در زمان های مختلف به اسناد و مدارک نیاز دارند.

طبقه بندی قراردادها توسط کمد بایگانی و حتی یافتن آنها سرعت می بخشد. کابینت بایگانی استاندارد در هر کشو حدود 5000 برگ کاغذ را در خود جای می دهد، بنابراین یک کمد چهار کشو حدود 20000 برگ کاغذ را در خود جای می دهد و می تواند بسیار مفید و مثمر ثمر باشد.

روش های طبقه بندی قراردادها توسط کمد بایگانی

• بایگانی بر اساس موضوع یا رده
• تشکیل پرونده به ترتیب حروف الفبا
• تشکیل پرونده بر اساس اعداد یا ترتیب عددی
• بایگانی بر اساس مکان یا ترتیب جغرافیایی
• ثبت بر اساس تاریخ یا ترتیب زمانی

این روش های تشکیل پرونده طبقه بندی نامیده می شود و به معنای سازماندهی چیزهایی است که شبیه به هم هستند. با این حال می توانید برخی از این روش ها را با هم ترکیب کنید.

 به عنوان مثال، پرونده هایی که با توجه به موضوعی که دارند در کنار هم نگهداری می شوند، موضوع پرونده هستند، اما در داخل هر پرونده می توان اسناد را به ترتیب تاریخ بایگانی کرد.

کلام پایانی

در این مقاله  طبقه بندی قراردادها توسط کمد بایگانی را بررسی کرده ایم و از مزایای کمد بایگانی صحبت کردیم. شما می توانید با کیفیت کمد بایگانی فلزی را و بل معقول ترین قیمت از صنایع فلزی مهر تهیه کنید. اگر در مورد این کمدها سوالی دارید می توانید آن را با ما از قسمت نظرات ویا شماره تماس  به اشتراک بگذارید.

منبع

axdraft,Etu

صنایع فلزی مهر

سوالات متداول

• آیا ابعاد کمد بایگانی همانطور که ذکر کردین ثابت است؟

ابعاد این نوع از کمد ها به استفاده مشتری بستگی دارد. ولی اگر ابعادی مد نظر نداشته باشد. بصورت ثابت ابعادی که ذکر کردیم تولید می شود.

• کمد بایگانی چه مقدار وزن بار را می تواند تحمل کند ؟

مقدار تحمل وزن بار کمد بایگانی بستگی به ابعاد ان دارد. طول هر طبقه کمد حدود 93 سانتی متر می باشد که میتواند وزن 80 کیلوگرم را تحمل کند.