اهمیت استفاده از کمد بایگانی فلزی در ادارات

اهمیت استفاده از کمد بایگانی فلزی در ادارات

اهمیت کمد بایگانی فلزی در مکان های اداری، شرکت ها، ارگان ها و سازمان ها آنقدر زیاد و بالا می‌باشد که به اولویت و گزینه ی اصلی جهت نگهداری از مدارک، اسناد، وسائل شخصی کارمندان و هر گونه فایل مهم تبدیل شده است. کمد بایگانی فلزی یکی از بهترین کمد ها جهت آرشیو اسناد، زونکن و مدارک می‌باشد.

بنابراین منظم بودن و بهینه سازی فضای کاری، آرشیو و بایگانی اطلاعات و مدارک و اسناد به‌ گونه ی مرتب، منظم و با قابلیت دسترسی بالا، راحت و کاملا سریع به اطلاعات و اسناد و از همه مهم تر حفظ محرمانگی فایل ها و اسناد و مدارک بخش مهمی از مزیت های فوق العاده ی کمد بایگانی به شمار می‌آید.

با توجه به موارد گفته شده، وجود کمد بایگانی و استفاده از آن برای هر اداره و سازمانی‌ که اسناد، پرونده و مدارک نگهداری می کند، اهمیت دارد و امری کاملا الزامی است.

برای خرید کمد بایگانی می توانید همین الان با کارشناسان ما تماس گرفته و استعلام قیمت کنید.

بایگانی و آرشیو کردن برای مدیریت و طبقه بندی اطلاعات و فایل ها اهمیت بسیار بالایی دارد و توانایی افزایش و بالا بردن کنترل فرآیند ها و پروسه های اطلاعاتی کمک شایانی کند.

با رشد و بهبود کسب و کار ها، داده‌ و اطلاعات انبوهی ایجاد می‌شود و مدیریت و نظارت دقیق این داده ها و اطلاعات امر مهمی است چرا که نحوه استفاده و بهره برداری درست از آن ها ضروری است.

استفاده نکردن ادارات از سیستم های بایگانی نظیر کمد بایگانی و غافل شدن از اهمیت کمد بایگانی فلزی می تواند برای آن ها مشکل آفرین باشد.

زیرا ادارات از هر مکانی بیشتر با اطلاعات و فایل ها سر و کار دارند و اگر اطلاعاتی که روی سیستم ها و رایانه ها نگهداری می کنند نسخه پشتیبان نداشته باشند به لحاظ ایمنی مورد تهدید و خطر قرار می گیرند و ممکن است به راحتی نابود شوند و از بین بروند. این فرآیند در نهایت منجر به ضرر ادارات و بهره وری کارکنان می‌شود.

اهمیت طول عمر کمد بایگانی فلزی

از طرفی به دلیل اینکه اهمیت کمد بایگانی بسیار بالا است و سازمان ها و شرکت ها در طی روز به طور پیوسته و مداوم از آن استفاده می کنند باید کیفیت کمد بایگانی فلزی و مقاومت  آن بالا باشند، این جا هست که اهمیت کمد بایگانی فلزی به چشم می آید.

جهت خرید نیمکت مدرسه و اطلاع از قیمت آن کلیک کنید.

زیرا کمد بایگانی از جنس فلز جزو با کیفیت ترین، مستحکم ترین و بادوام ترین انواع کمد های بایگانی هستند که علاوه بر اینکه به خوبی نیاز های سازمان ها را رفع می کنند مرغوبیت زیادی دارند و طول عمر بالایی دارند و در مدت زمان طولانی ترین قابل استفاده هستند.

چرا از کمد بایگانی استفاده می شود   

از آن جایی که در ادارات و دفاتر روزانه حجم زیادی از اطلاعات، پرونده و فایل ها باید ذخیره و نگهداری شوند جهت سهولت دسترسی به آن مدارک و فایل ها و برقرای امنیت و نظم بیشتر باید از کمدی جهت بایگانی استفاده گردد.

تقریبا امری غیرممکن است که شما در اداره یا سازمانی کار کنید و بعد از طی چند روز یا چند ماه با حجمی از اسناد ، مدارک و اطلاعات مواجه نشوید.

مطالب بیشتر: فایل نقشه کشویی چیست و قیمت آن چند است.

بخشی از این اطلاعات و پرونده ها در مرحله ای قرار دارند که نیاز فعلی به آن ها وجود ندارد و زمان رسیدگی به آن ها گذشته و به عبارتی منقضی شده اند و به نوعی حل و تکمیل شده به حساب می‌آیند اما با این وجود ذخیره و نگهداری آن ها الزامی است و نمی‌شود آن ها را از بین برد زیرا ممکن است در صورت لزوم در زمانی نیاز به مراجعه مجدد به آن ها را داشته باشید؛

در این جا هست که اهمیت کمد بایگانی فلزی بیش از پیش نمایان می‌شود و باید از قابلیت ها و امکانات آن نهایت استفاده را برد.

چه اداره های باید از کمد بایگانی استفاده کنند      

همان طور که تا کنون گفته شد، وظیفه و نقش اصلی کمد بایگانی حفظ امنیت و نگهداری و حفاظت از فایل ها، اسناد، مدارک، پرونده و هر گونه وسیله و لوازم شخصی می‌باشد و از آن جایی که ادارات، موسسه ها و سازمان ها روزانه حجم انبوهی از دیتا و اطلاعات را نگهداری می‌کنند نیاز ضروری به استفاده از کمد بایگانی برای نگهداری و آرشیو اطلاعاتشان دارند.

موارد استفاده از کمد بایگانی در ادارات و سازمان ها :

کمد بایگانی در شرکت ها، ادارات و سازمان های کوچک و بزرگ برای طبقه بندی و ذخیره ی فایل ها، پرونده ها و مدارک مرتبط به کارکنان و کارمندان و همچنین پرونده ها و سند های مربوط به اداره استفاده می شود.

کمد بایگانی همچنین در مطب پزشکان و بیمارستان ها جهت دسته بندی پرونده های بیماران و همین طور دسترسی راحت و آسان به پرونده ها و مدارک کاربرد دارد.

کمد بایگانی در مدارس و دانشگاه ها جهت نگهداری و آرشیو پرونده ها و کدارک دانش آموزان و دانشجویان و بعضا در ابعاد و سایز های بزرگ برای نگهداری اشیای شخصی و کوله پشتی دانش آموزان و دانشجویان کاربرد بسیار زیادی دارد.

در ادامه ی موارد استفاده کمد بایگانی شاید برای شما جالب باشد که بدانید آژانس های مشاوره املاک و نمایشگاه های خودرو به منظور تنظیم سند و مدرک مشتریان خود از کمد بایگانی بهره می‌برند.

ادارات و مراکز ثبت اسناد،کتابخانه های عمومی، موسسه های آموزشی خصوصی و مراکز تربیتی نظیر کانون پرورش فکری نیز از جمله مراکز و سازمان هایی هستند که از اهمیت کمد بایگانی فلزی آگاه هستند و آن را مورد استفاده قرار می دهند.

صرفه جویی در زمان با استفاده از کمد بایگانی

وقتی شما در اداره و سازمان خود از کمد بایگانی جهت نگهداری اسناد مهم و اطلاعات کنید در حقیقت به طور غیر مستقیم تاثیر زیادی بر بهبود و صرفه جویی در زمان کارمندان و افزایش بازدهی آن ها می‌گذارید و در این صورت فضا را برای گسترش تجارت خود گسترش می‌دهید و به طور کلی فضا و محیط کاری مناسب تری برای کارکنان خود ایجاد می‌کنید.

شما با دانستن اهمیت کمد بایگانی فلزی در حقیقت می‌توانید به اطلاعات بایگانی شده به سرعت دسترسی پیدا کنید و بدون اتلاف وقت مابقی کارهای روزانه خود را انجام دهید.

مظالب بیشتر : کمد رختکن فلزی چه مدلهای دارد و قیمت آن چند است؟